Seit ein paar Jahren steht der öffentliche Bereich vor komplexen Herausforderungen: Die Corona-Pandemie, Klimawandel, Mobilitäts- und Energiewende und nicht zuletzt die Bürger:innen, die sich mehr Transparenz, Mitbestimmung und eine schnellere, oft digitale Abwicklung von Prozessen wünschen. Das alles erfordert mehr qualifiziertes Personal, doch eine Karriere im öffentlichen Dienst erscheint wenig attraktiv. Neben dem Anwerben von qualifiziertem Fachpersonal liegt das Erfordernis außerdem darin, unterschiedliche Aspekte zusammenzubringen. Dazu gehört die Koordination von Software- und Hardware-Projekten, Service und Support sowie die Einbindung der Fachbereiche und weiteren Beteiligten aus dem öffentlichen wie privaten Sektor. Zudem werden durch die sozialen Netze Erfolge wie auch Versäumnisse teils in wenigen Minuten bundesweit transparent gemacht.
Agile Methoden und Arbeitsweisen treiben die Transformation
Dass die bisherigen Strukturen diesen Anforderungen nicht mehr standhalten, erkennen mehr und mehr Verwaltungen bzw. verwaltungsnahe Unternehmen. So schafft etwa der Informations- und Kommunikationsdienstleister Dataport in Hamburg die Voraussetzungen für echte Innovationen – zum Beispiel mit der Innovationsschmiede oder dem internen Versuchslabor für die Smart City. Das Unternehmen setzt Methoden wie Design Thinking und Prototyping ein – mit den Zielen, Hindernisse zu verstehen sowie wirtschaftliche Prototypen schlank und agil bis zur Marktreife zu entwickeln. Weitere Beispiele sind der Hamburger Verkehrsverbund und die Hamburger Hochbahn AG. Letztere startete vor rund vier Jahren mit der Einführung agiler Methoden und verzeichnete bei den agil durchgeführten Projekten eine Steigerung der Motivation bei den Mitarbeitenden. Ein Transition Team kümmert sich als Treiber um den unternehmensweiten Wandel. Die Umstellung kann aber auch in kleineren Schritten erfolgen, wie es z. B. die Verwaltung der Stadt Kehl in Baden-Württemberg vormacht. Mit sogenannten Agile Hacks, also einfach in den Alltag zu integrierende Elemente, konnten interne Prozesse und Verfahren durch Agilität schneller und effizienter gestaltet werden, ohne die gesamte Organisation zu verändern.
Warum eignet sich Agilität für die Herausforderungen des öffentlichen Sektors und der Mobilitätswende?
Agilität entwickelte sich in den 1990ern aus der Notwendigkeit heraus, eine Lösung zur Beherrschung komplexer Probleme in Software-Projekten zu finden. Danach kam die Herausforderung, den IT-Betrieb inklusive Support und Service in den agilen Lösungsansatz einzubinden danach die Fachbereiche. Heute arbeiten unterschiedlichste Unternehmensgrößen – vom Start-up bis zum Konzern – und Branchen aller Art nach agilen Prinzipien. Die Bandbreite an Methoden ist gleich mitgewachsen: Für jede Anforderung gibt es das passende Rahmenwerk. Eines haben alle Initiativen gemeinsam: Sie vereinfachen Komplexität, indem sie die beteiligten Akteure wie z.B. Behörden, Landesbetriebe, öffentliche Unternehmen und Privatwirtschaft zusammenbringen und gemeinsam die Herausforderungen lösen – trotz zum Teil unterschiedlicher Organisations- und Führungskultur.
Reicht das für die Herausforderungen der VUCA-Welt?
Hinsichtlich Klimawandel und Mobilitätswende sind die Führungsebenen im öffentlichen Bereich in der Verantwortung. Denn unsere Erfahrung aus der Begleitung zahlreicher digitaler Transformationen in verschiedensten Unternehmen zeigt: Die zentrale Aufgabe besteht darin, neue Arbeits- und Führungsansätze auf der Leitungsebene einzuführen. Dazu gehört zunächst, sich das Wissen über die benötigte Transformation anzueignen, aber auch den Mut zu haben, die dafür notwendigen Maßnahmen umzusetzen. Der erste Schritt in eine bürgernahe, moderne Organisation ist also zunächst die Erkenntnis der Führungsspitze. Sie kann den Anstoß in eine erfolgreiche Transformation geben, Mitarbeitende aktiv einbinden und so Prozesse erfolgreich reformieren. Der agile Ansatz unterstützt dabei, die benötigten Veränderungen schneller und effektiver umzusetzen.